Departamento de Control de Documentos de Proyectos
MÁS DE LO QUE PARECE
La construcción industrial es más de lo que parece. Es fácil reconocer el arduo trabajo que se realiza en el sitio de trabajo, pero, ¿has pensado en lo que sucede detrás de escena? Las empresas de construcción dependen de muchos departamentos para mantener los proyectos en marcha sin problemas, y uno de los departamentos cruciales, pero a menudo pasados por alto, es el de Control de Documentos. En G.A. West, el Control de Documentos es mucho más que solo papeleo; es una función esencial que garantiza la precisión, actualidad y consistencia de la documentación y la correspondencia en todos los proyectos. Desde la creación y gestión de flujos de trabajo de aprobación hasta el análisis de paquetes de planos y especificaciones, este departamento es invaluable. Pero, ¿qué diferencia al equipo de Control de Documentos de G.A. West de los demás? ¡Echemos un vistazo más de cerca!
UN CENTRO CENTRAL
Entonces, ¿qué es exactamente el control de documentos para proyectos y qué papel juega dentro de G.A. West? Crystal Gurley, Líder de Control de Documentos de Proyectos, explica: “Somos el centro central al que llega toda la información (ya sea del ingeniero, del cliente o de nuestro equipo de proyecto). Analizamos la información y luego nos aseguramos de que se distribuya e indexe correctamente.” Más allá de eso, el departamento mantiene la correspondencia escrita, asegurando que todos los correos electrónicos y acuerdos relacionados con el cliente sean enrutados y documentados adecuadamente. “Mantenemos todos los documentos de todos los proyectos. Cualquier contrato oficial, plano, RFI, envío, informe o correo electrónico que se genere en o desde el proyecto pasa a través de nuestro departamento.”
A lo largo de los 11 años de Crystal en G.A. West, el departamento ha crecido drásticamente.
“Cuando comencé, manteníamos las distribuciones de los proyectos en una nota adhesiva en nuestro escritorio. Ahora tenemos un proceso formal y un flujo de trabajo que utilizamos. Los alcances de nuestros proyectos han evolucionado tanto que cambió y mejoró la forma en que gestionamos y rastreamos la información.”
ESTABLECIENDO ESTÁNDARES
Otros departamentos de control de documentos pueden no ser tan prácticos. Otros programas simplemente recuperan y distribuyen información, pero G.A. West adopta un enfoque más proactivo. Entender el propósito de la solicitud es tan importante como cumplirla.
“Hacemos muchas preguntas. Queremos entender lo que estamos recibiendo y su propósito antes de enviarlo. Si no estamos seguros, nuestro equipo de proyecto (o el cliente) tampoco lo estará. Entonces, aquí, nuestro departamento tiene la responsabilidad de garantizar que la información que tenemos es correcta y de que entendemos por qué se les está entregando a ellos también,” explica Gurley.
El proceso interno de G.A. West no es solo un “paso adicional”, es un paso vital que alivia la confusión, lo que a su vez ahorra dinero y tiempo y promueve la productividad.
“Tenemos un sello controlado que usamos cuando un plano o especificación ha sido debidamente verificado. Este sello significa que el documento ha pasado por el proceso y está oficialmente ‘controlado’; lo que significa que está bien usarlo para el propósito que se indica en el sello. Si no ven el sello, nos envían la información a nosotros para que la verifiquemos.”
LA COMUNICACIÓN ES CLAVE
Para el Control de Documentos, la comunicación es clave para su éxito. Requisitos de cumplimiento, estándares específicos del cliente, estándares de la industria; estos son factores que requieren que el controlador de documentos tenga conocimiento y comprensión de la visión global. La mala comunicación puede causar obstáculos. Por eso, el Control de Documentos de G.A. West prioriza la comunicación para adelantarse a los problemas.
“Hay un arte en encontrar la manera de cumplir con los estándares del cliente mientras también nos aseguramos de cumplir con los nuestros. Para cada proyecto, nos comunicamos con el cliente, nos comunicamos internamente; elaboramos un plan para que todos los datos sean gestionados adecuadamente y se cumplan todos los requisitos,” explica Amy Roberts, Gerente Corporativa de Control de Documentos y Propuestas, quien lleva 15 años en la empresa.
“Tenemos ciertas formas de mantener la información. No siempre es comprendido por todos. Parte de nuestro trabajo es ayudarles a entender mostrando la visión más amplia de cómo estos pequeños detalles están ayudando a que este proyecto sea exitoso. Una vez que lo ven, lo entienden.” Afirma Brittany Lewis, Especialista en Control de Documentos.
Otra miembro del equipo de Control de Documentos, Anna Baehr, Especialista en Control de Documentos, agrega: “Es importante señalar que no entiendo el proceso de construcción en sí, y no es mi trabajo saberlo. Mi trabajo es encontrar la mejor manera de entregar la información actual a todos los que la necesiten, lo que apoya la ejecución del proyecto.”
“Cada cliente es específico en cómo quiere recibir la información, y encontrar una forma que mejor sirva a nuestros clientes y que aún cumpla con nuestros estándares internos es un desafío divertido que el departamento navega todos los días con una herramienta crítica.”
“Comunicación en todos los niveles. Gran parte de esto es simplemente comunicación y nuestro objetivo siempre es priorizar la comunicación.”
AUDITORÍAS Y RESPONSABILIDAD
¿Cómo mantiene un departamento tal cantidad de documentación para cada proyecto de construcción de manera precisa? ¡Con auditorías, por supuesto! El equipo habló sobre cómo cada mes se audita cada proyecto para asegurarse de que tengan todos los documentos correctos y los registros precisos. Lewis menciona que mensual es el estándar, pero las auditorías en realidad ocurren más de lo que se piensa.
“Honestamente, siento que auditamos casi todos los días. Es mi trabajo volver y tomar esa responsabilidad para asegurarme de que todo esté correcto porque no quiero que nadie venga detrás de mí y se sienta perdido.”
La organización es clave en este departamento. Registrar documentos de múltiples maneras puede parecer excesivo, pero proporciona una red de seguridad.
“Lo rastreamos de todas las formas posibles. Registramos nuestros registros. Ha sido un proceso largo llegar a donde estamos ahora, hacerlo mucho más fácil para hacer las auditorías y reducir los errores.”
EL FUTURO DEL CONTROL DE DOCUMENTOS
Entonces, ¿qué viene para el departamento de control de documentos? Expansión de la empresa, nuevo sistema de gestión interna, crecimiento del departamento y más.
Gurley habló sobre lo lejos que ha llegado el departamento, diciendo: “Cuando comencé aquí, el control de documentos no era una prioridad. Había una idea errónea de que solo estábamos aquí para hacer copias y así era como nos veían. Pero ahora, los equipos de proyecto nos respetan y confían en nosotros.”
Roberts respondió: “Nos encanta reflexionar sobre lo lejos que hemos llegado. Siempre hemos visto la crítica como nuestro catalizador para la mejora y eso nos ha funcionado. Estoy orgullosa de cómo comenzó, de dónde está ahora y hacia dónde irá. Estoy orgullosa de que los equipos de proyecto confíen en este departamento. Ha sido un esfuerzo grupal con una mentalidad de crecimiento.”
El Control de Documentos juega un papel crucial en el éxito de G.A. West. A medida que la empresa continúa expandiéndose, este departamento sigue creciendo y sigue siendo una parte valiosa de su base.