ASISTENTE DE OFICINA

La empresa hermana de G.A. West, Legacy Cranes & Equipment, está buscando un Asistente de Oficina para una oportunidad profesional de tiempo completo y a largo plazo en Creola, Alabama.

Resumen del Puesto

El Asistente de Oficina para el Departamento de Servicio de Equipos Pesados brinda apoyo administrativo y de coordinación para garantizar operaciones de servicio eficientes. Este puesto sirve como un punto de contacto clave entre los clientes, técnicos de campo, proveedores y la gerencia, ayudando a programar servicios de mantenimiento preventivo (PM), crear órdenes de trabajo, procesar pagos y mantener registros de servicio precisos.

Principales Funciones y Responsabilidades

• Crear, gestionar y cerrar órdenes de trabajo para reparaciones, mantenimiento preventivo y llamadas de servicio.
• Ayudar a programar los servicios de PM y coordinar las asignaciones de los técnicos.
• Recibir y procesar pagos por los servicios realizados en el campo; registrar con precisión todas las transacciones financieras.
• Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos relacionados con solicitudes de servicio, averías y necesidades de mantenimiento.
• Coordinar los horarios de servicio y reparación con la gerencia, los técnicos y los clientes.
• Mantener registros de servicio precisos, documentación de órdenes de trabajo y archivos de clientes.
• Comunicar actualizaciones del estado de servicio a los clientes y equipos internos según sea necesario.
• Ayudar con la facturación, pagos a proveedores y soporte contable básico relacionado con las operaciones de servicio.
• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de la empresa y los estándares de documentación.
• Realizar otras tareas administrativas y clericales asignadas para apoyar al departamento de servicio.

Calificaciones y Habilidades

• Diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere capacitación administrativa o técnica adicional.
• Experiencia previa en un puesto de oficina o administrativo; la experiencia en equipos pesados, construcción o industrias de servicio es una ventaja.
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para manejar múltiples tareas y priorizar en un entorno de ritmo acelerado.
• Excelentes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.
• Dominio de software de oficina (por ejemplo, Microsoft Office, sistemas de gestión de servicios).
• Atención al detalle y precisión, especialmente en la programación y en los registros financieros.

Condiciones de Trabajo

• Puesto basado en oficina con interacción frecuente con personal de campo y clientes.
• Horario comercial estándar, con horas adicionales ocasionales según sea necesario para apoyar las operaciones de servicio.

Legacy Cranes & Equipment es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Para brindar igualdad de oportunidades de empleo a todas las personas, las decisiones de empleo se basan en el mérito, las calificaciones y las habilidades. Ha sido y continuará siendo política de Legacy Cranes & Equipment no discriminar por motivos de raza, credo, color, religión, origen nacional, edad, ascendencia, nacionalidad, información genética, estado civil o de pareja doméstica o unión civil, sexo, género, discapacidad, embarazo, orientación afectiva o sexual, ni por cualquier otra condición protegida por las leyes federales, estatales o locales, en todas las acciones de personal y en todas las fases del reclutamiento y/o empleo.

G.A. West & Company, Inc. es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Para proporcionar igualdad de oportunidades de empleo a todas las personas, las decisiones de empleo se basarán en el mérito, las calificaciones y las habilidades. Ha sido, y seguirá siendo, la política de G.A. West no discriminar por motivos de raza, credo, color, religión, origen nacional, edad, ascendencia, nacionalidad, información genética, estado civil o de pareja doméstica o unión civil, sexo, género, discapacidad, embarazo, orientación afectiva o sexual, o cualquier otro motivo protegido por la ley federal, estatal o local para todas las acciones personales y todas las fases de reclutamiento y/o empleo.